Em entrevista realizada por Alexandra Saraiva para a Archivoz Magazine, Carla Eiriz, arquivista e professora da licenciatura em Secretariado de Administração fala-nos da relação entre os arquivos e o trabalho de secretariado.
(Archivoz) O curso que leciona “Licenciatura em Secretariado de Administração” como se liga à matéria dos arquivos?
(Carla Eiriz) A matéria dos arquivos está interligada a diversas áreas científicas, pois é uma área multidisciplinar. Se recuarmos no tempo e olharmos para a história da evolução dos arquivos, verificamos que os arquivos surgiram desde que a escrita passou a estar presente na sociedade, havendo necessidade de conservar os registos produzidos, para mais tarde serem utilizados. Assim, podemos destacar que os arquivos estão relacionados a diversas disciplinas como: a História, a Diplomática, a Paleografia, a Administração, o Direito, as Ciências da Computação e a Ciência da Informação.
Neste contexto e tendo em conta os objetivos da Licenciatura em Secretariado de Administração, lecionado na ESTGLIPV, podemos verificar a sua ligação no desenvolvimento de competências no apoio à direção ou administração de organizações/instituições, na organização e controlo do trabalho administrativo e contabilístico, na estruturação de processos para a tomada de decisão, na elaboração de formas de comunicação e de imagem organizacional, na aplicação da informática ao secretariado e administração, na gestão da informação, das responsabilidades laborais, fiscais e administrativas, das tecnologias de informação e comunicação, e da organização do arquivo e documentação. Pois, todas as organizações/instituições produzem, acumulam e recebem informação/documentação, no decorrer das suas atividades e que devem ser devidamente tratadas, organizadas, geridas para posteriormente serem conservados, preservados a título de prova ou informação e facilitando a sua difusão e o seu acesso. Os profissionais que este curso pretende habilitar, estando preparados para tratar a informação/documentação, irão facilitar/ajudar os profissionais da informação (arquivistas) nas suas tarefas, possibilitando a recuperação da informação de forma rápida e mais eficaz. Na minha opinião, penso que a matéria dos arquivos deveria ser abordada em diversas licenciaturas, pois os alunos em contexto de trabalho vão produzir e receber informação/documentação e muitas das vezes não sabem como tratar ou gerir a mesma.
(Archivoz) – Os profissionais do secretariado e trabalho administrativo têm as ferramentas necessárias para a organização de um arquivo?
(Carla Eiriz) Com o passar dos anos o conceito de profissional de secretariado foi evoluindo, ganhando mais responsabilidade e destaque no apoio aos seus superiores. As novas tecnologias nesta área vieram trazer mudanças significativas e evidentes. Conscientes destas transformações o arquivo, também não foi exceção, pois é, uma excelente fonte de informação/documentação, na qual o poder de decisão depende muito da qualidade dessas informações. Tendo em conta, que hoje o arquivo é analógico e digital, muitas são as ferramentas necessárias para fazer a sua organização, mas infelizmente nem todas as instituições/empresas se encontram preparadas para estas mudanças e as dificuldades são evidentes. No que toca aos arquivos analógicos, a carência de espaços adequados e com condições para a guarda dos arquivos é um dos problemas verificados, falta de meios físicos de tratamento documental e de profissionais qualificados para o seu tratamento. A nível digital não estão a ser percecionados os problemas, porque os serviços estão a guardar a documentação na totalidade e pensam que a digitalização vai resolver tudo, porém este processo de desmaterialização, não permite eliminar os documentos em papel, mas sim agilizar e otimizar os fluxos de informação dentro das instituições/empresas. Por isso, ainda há muito a fazer neste âmbito. Sendo notória a falta de formação dos profissionais na área de arquivo, e aliada às tecnologias, a lacuna ainda é maior, pois estas não trabalham sozinhas e para se acompanhar as mudanças tecnológicas os profissionais devem apostar na sua constante formação.
(Archivoz) – A função de organização de um arquivo é considerada essencial ou meramente acessória, na ótica não apenas dos alunos mas também dos professores do seu curso?
(Carla Eiriz) A função de organização de um arquivo para os alunos, numa primeira abordagem e tendo em conta, que a maioria não sabe o que é um arquivo, para que serve e qual a sua importância, ele é meramente acessório, mas depois de algumas aulas a realidade passa a ser outra, havendo uma mudança repentina de opinião, havendo o reconhecimento do arquivo como sendo uma das peças fundamentais para as instituições/empresas.
Quanto aos professores do curso a mudança de opinião também foi notória ao longo destes anos que leciono, pois muitos apesar de considerarem essencial, não sabiam bem a importância, o que justifico com a falta de conhecimentos sobre a área, mas através de conversas informais, exposições documentais dos alunos, tem sido fácil transmitir a toda a comunidade académica (Docentes, não docente e alunos) o que são arquivos, para que servem e a sua importância nas instituições/empresas. Acredito que os alunos depois desta unidade curricular, além de perceberem quais os objetivos a alcançar com o tratamento dos arquivos, vão poder auxiliar os seus futuros superiores na tomada de decisões com o apoio dos arquivos, bem como, a forma como vão tratar a documentação/informação. Transmitindo a sua importância no seio das organizações.
(Archivoz) E como estamos de oferta formativa específica em arquivo para os profissionais de secretariado?
(Carla Eiriz) Quanto à oferta formativa específica em arquivo para os profissionais de secretariado, do que tenho analisado e pesquisado é muito escassa, pois existem diversos cursos de formação de técnicos de secretariado que não têm nenhuma unidade curricular de arquivo ou gestão documental.
As licenciaturas na área além de poucas, também não fazem referência à área dos arquivos. O que na minha opinião é uma falha grave, pois estes profissionais devem saber como tratar a informação/documentação, pois são os primeiros a ter contacto com ela e a produzi-la, logo devem saber com tratar, gerir e organizar.
(Archivoz) Quer fazer alguma proposta de melhoria ou de diálogo entre o trabalho de secretariado e a gestão documental?
(Carla Eiriz) No contexto da era digital em que vivemos são visíveis as mudanças no perfil do secretário, e a gestão documental hoje faz parte de uma das suas competências, assim propunha que estes profissionais pudessem contribuir para a implementar do arquivo digital das suas instituições/empresas, para introduzir soluções que tragam agilidade e rapidez na recuperação da informação. Trabalho colaborativo com os profissionais de informação (arquivistas). As vantagens seriam visíveis, pois além do profissional evidenciar a sua atuação, o controle sobre os arquivos seriam melhores, havendo uma perceção global da importância da correta guarda e uso dos documentos/informação. Tornando as instituições/empresas mais competitivas, e com capacidade de rapidez nos processos decisórios de acesso e recuperação às informações importantes.
